1日を27時間に！　業務の最適化への道（2）　優先順位の必要性と手順

『時間がない』『忙しい』が口癖で、いつも目の前のことを捌くので精一杯。

そういう毎日をどこかで変えたい。けど、何をどうしたら良いのか…

そう考えているなら、まず、いまやっていることを把握しましょう。全体像を捉えるのです。そして、本当にやるべきことだけをやれるように、正しく優先順位をつけられるようになりませんか？

今回は、優先順位をつける方法と、そのときに注意することなどを解説します。

仕事の優先順位をつける前提

仕事（タスク）の優先度をつけるとき、期限が近いもの、緊急性の高いものばかりを優先してしまいがちです。

期限がまだ先のことだったり、長い時間をかけてちょっとずつやることがあったりしても、期限が近い仕事があとから入ってきたら、ついそっちを優先してしまい、やろうと思っていたことを後回しにすること、ありますよね。

そして、どんどんあとからくることを優先し続けて、気づいたら、ずっと前からやろうと思っていたことが、ずっと長いことできていない…　ということはありませんか？

なぜ、そうなるかというと、仕事（タスク）の優先順位を決めるときに、緊急度（期限までの時間的余裕）だけを基準にしてしまっているからです。

なので、大事なことを後回しにしないためには、もう一つ重要な基準を意識しましょう。

それは、『重要度』です。

新しい事業プランを考える、とか、新規取引先を開拓する、とか、いますぐやらなくても困らないけど、ずっと事業を続けるなら、やっておくべきこと、それは重要度が高いこと、と言えます。

また、仕事に関係ない、自分のプライベートの用事や趣味なんかのことも、充実した人生を送るためには、すごく大事なことだと言えるでしょう。

だから、優先順位を決めるときには、この『重要度』と『緊急度』の２つを基準にして考えるのです。このとき、できるだけ『重要度』のほうを意識してみてください。つい『緊急度』に引っ張られてしまうので。

それを２つの軸として、やるべきことの優先度を“識別”するのです。

こんなイメージです。

優先順位の識別

『重要度』と『緊急度』の２つを基準にして優先度を識別する、ということを言いました。

次に、その識別の仕方について説明します。

１）３分間、手をつけてみる

まずは、３分間、その仕事に手をつけてみましょう。

そのときに、全体像をイメージします。具体的には、

【目的】何のためにこれをやるのか？

【対象】誰に向けてやるのか？

【体裁】どのようにやるのか？

【期限】いつまでにやるのか？

といったことを把握するのです。

３分間、というのは、あまり長く考えていると、識別するだけで時間が経ってしまい、逆に効率が悪いことになってしまうので、短い時間で判断することを習慣づけるためでもあります。

２）３分間で片づきそうなことは、そのまま片付ける

判断する３分間でやってしまえそうなことは、そのまま終わらせてしまいましょう。

メールの返信などは、すぐに終わらせて、あとに残さないほうが効率的でしょう。

３）３分間手をつけることで、実質的な作業内容や工数を把握する

重要度と緊急度を識別すると同時に、どんな作業が必要なのか、どのくらいの時間や手間がかかるのか、も把握するようにします。

これは、すぐにはできないかもしれませんが、意識して繰り返すことで、短時間でできるようになると思います。

こうやって、ひとつひとつの仕事（タスク）の重要度と緊急度を識別します。

ここで、必ず守るルールを決めておきます：

『識別できないうちは、優先順位をつけない』

識別できたら、優先順位付け

識別の作業を経て、やっとここで優先順位をつけます。その手順は、

１）識別した作業を書き出す

識別した内容を、まずはすべて書き出してみてください。箇条書きのような感じでも、メモでも、何でもかまいません。

２）マトリックスに分類

書き出した作業を、縦軸：重要度、横軸：緊急度　のマトリックスの４つ（+1）のゾーンに分類します（下図）。

３）全体のバランスを認識する

分類した仕事たちが、どのように分布しているか、を見てみましょう。

『緊急度』が高い右側ばっかりに仕事が偏っていませんか？

それだと、重要なことをやる機会が失われている、と言えます。

『重要度』をもっと意識するようにしましょう。

４）重要度が高い仕事を増やして、低い仕事を減らす。

いま、目の前にある仕事は、やらないといけないかもしれませんが、マトリックスのバランスを認識することで、今後、どのようにすれば良いか、がわかると思います。

緊急度が高くて、重要度も高い仕事は、もちろん優先すべきですが、そうじゃないこと（図の右下＝緊急度は高いけど、重要度は低いこと）にあるものは、ムダと言えます。

意識して、『緊急度は低いけど、重要度が高いこと』を増やすようにしましょう。

そして、重要度が低いことは、できるだけ減らすようにしましょう。

特に、緊急度が高くても重要度が低いことは、減らす意識をしていないと、つい優先してやってしまいますので、注意してください。

とにかく、自分にとって重要かどうか、を常に意識して、重要度が低いことは減らして、無くしてしまうことができなくても、そこにかける時間や労力を最小限にすることを心がけましょう。

それを、具体的にどうやったら良いのか？については、別記事でお伝えします。

まとめ

• 優先順位を決める大前提：『重要度』と『緊急度』の２つを基準にして考える
• 最初に３分間手をつけて、『重要度』と『緊急度』を識別する
• 識別できないうちは、優先順位をつけない
• 識別したタスクを、マトリックスに配置する
• 緊急度は低くても重要度が高いことを増やし、重要度が低いことは減らす

今回は、優先順位をつけるところまでを解説しました。

もちろん、それだけでは仕事は最適化できませんね。これは下ごしらえのようなものです。ここから、作業を効率化、高速化、していくことで、最適な状態にします。

そういった、優先順位をつけた仕事を、どう処理していくか、優先度の低い仕事をどう減らしていくか、などについては、別の記事で紹介いたします。

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