「忙しい」「時間がない」・・・ よく聞きますね。
なぜかいつも忙しくて、時間に追われていて、でも何に追われているのか、何をやっているのか、自分でもよくわかっていない、という状態でしょうか。
でも、本当にやることが多くてどうしようもないのでしょうか？まずは、そのあたりのことを整理してみると良いかもしれません。
ここでは、そのために必要なことについて紹介してみたいと思います。
まず気持ちの整理を・・・
本当に自分のキャパを超える仕事（ここでは、やらないといけないことになっていることを全て『仕事』と表現します）があって、やり終えて減った仕事より、増える仕事の量が多いこともあるかもしれません。
でも、実は気持ちの負担がかなりの重荷になっていることもあるのでは無いでしょうか？私もそういう経験があります。
やらないといけないことがいっぱいあって、気持ちは焦るけど、何から手をつけて良いかわからないし、モタモタしている間に時間は過ぎて、気持ちばっかり焦るけど仕事は片付いていない・・・
という、若干テンパった精神状態に陥ると、仕事の効率も下がり、悪循環です。
その状態から脱出するためにも、一回落ち着きましょう。もし、本当にキャパを超える量の仕事があるとしても、それがどのくらいオーバーしているのか、を冷静に確認できないと対処法も考えられません。
現状を可視化してみる
そこで一度、いまやらないといけないこと、やろうと思うことを全部書き出してみてはどうでしょう？
頭の中にある、やらないといけないことを一旦目に見えるようにして、全貌を明らかにするだけでも少しラクになったりするものです。
（ここでは総じて『仕事』としていますが、お仕事のほかに家事などのやることがあるなら、そういうのもそれぞれ書いてみても良いかもしれません。）
全部書き出せたら、それを眺めてみましょう。そうしたら、思っていたより意外とたいしたことないな、と思えることもあります。
無限のように感じていたものが有限だということに気づくだけでも、気持ちが落ち着き、やっつけてやろう！とヤル気が出てきたりするものです。
それから、書き出したことの中で、今日やらないといけないことだけをピックアップしてみましょう。「これだけやれば今日は終わり！」というのが見えたら、俄然ヤル気が出てきますね。
どこまで行けば良いのか、終わりが見えないから走る気にもなれない。でも、今日はここまで走れば休めますよ、というのが見えてきたら走り切れたりしますね。
そのように、間近のゴールが見える状態にするために、今日やることだけを抜き出してみて、まずはそれに集中してみましょう。なんなら、それ以外のことはちぎって捨ててしまっても構いません。それは明日また考えましょう。
そうすれば、少なくとも精神的には少し安定し、やることに集中できるメンタルができるんじゃあないでしょうか。
予定と実績を照らし合わせてみる
そうやって、一日分で区切ってしばらくやってみてください。それで時間と気持ちに余裕ができるならそのまま続ければ良いですし、余裕ができたから、明日以降にやろうとしていた仕事を前倒しして取り掛かったりしたら、もっと気持ちはラクになるでしょうね。
でも、そんなに簡単ではないことのほうが多い気もします。書き出したことがその日の時間内に終わらず時間を延長（残業）したり、翌日以降に残してしまったり。
そのときは、思った通りにいかなかった原因を考えてみましょう。
（おそらく、そんな余裕も無い、というかたが多いと思いますが、現状を抜け出すために、なんとかがんばって少し時間をつくってみましょう。）
考えられる原因は、
- そもそも自分の能力・キャパに対し仕事量が多すぎる
- それぞれの仕事にかかる時間について、予定（想定）と実際にかかる時間に乖離がある
- 書き出した以外の急な仕事が割り込んでくることが多い
- 実は仕事をしていない時間が多い
などでしょうか。
一日を振り返って、書き出した仕事の内容やそれにかかった時間、またそれ以外に何をしていたか、などを確認してみてください。
意外とムダが多かったり、電話やメールをしている時間が長かったり、いろいろ問題点が見えてくるはずです。
それが見えてきたら、ひとつひとつの改善策を考えましょう。
その改善策には、自分だけでできることもあれば、他人（チームや会社）を巻き込まないとできないこともあると思いますが、まずは自分でできることをやってみてください。
そこから先、どうやって自分の仕事のスケジュールを立てて管理してうまく回していくための考え方については、別の記事：『スケジュール管理、タスク管理のやり方』で紹介したいと思います。
まとめ
- 自分の仕事（やること）を全部書き出してみる
- 自分の仕事の全貌を眺めてみる
- 今日やることだけを抜き出してそこに集中する
- その繰り返しでうまくいくかどうかを検証する
- うまく行かない場合、その原因は何なのかを考えてみる
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