仕事のタスクを書き出したりして整理はするものの、優先順位がわからないことがあったり、スケジュールを立てたものの、時間の読みが甘いのか、その通りにいかず、スケジュールがあってないような状態になったり。。。
ということがありませんか？
ここでは、スケジュールを立てるときに気をつけるポイントや手順について紹介したいと思います。
まずは原因究明
やるべき仕事（タスク）を出してその通りにやろうとしたものの、思った通り、予定した通りに終わらなかった、ということはよくあります。
その原因として考えられるものは（前回記事：『忙しくて時間がない！やることが多すぎる！』の繰り返しのようになりますが）、
- そもそも自分の能力・キャパに対しやらないといけない仕事量が多すぎる
- それぞれの仕事にかかる時間について、予定（想定）と実際にかかる時間に乖離がある
- 予定以外の急な仕事が割り込んでくることが多い
- 実は予定の仕事（タスク）以外のことをしている時間が多い
などがあると思います。
まず、仕事量が多いことに対しては、
- 受ける仕事を減らす（これは、自分だけでできることではなく、周りの人の協力や理解が必要かもしれませんが）
- 時間を延長する（これも物理的に限界はあります）
- 仕事を処理するスピード・効率を上げる（これはスキル・能力の向上が必要になり、すぐに効果を出せるものではありませんが、長期的な対策として）
という対策が考えられますが、いずれも1人ですぐにできることでは無いので、上司や同僚などに相談してみたり、ちょっとずつ効率を上げる努力をしたり、時間をかけて解決するつもりでやっていかないといけませんね。
それはそれとして、ほかの工夫で解決・軽減できないか、を考えましょう。
予定以外の急な仕事が割り込んでくる比率が多い場合、事前にそれを予測できないか、考えてみてください。
ある程度予測できるなら、それを最初から予定に組み込んでおけば良いし、予測できない場合も、頻繁にそういうことが舞い込んでくるなら、マージンとしてその時間を見込んでおければ良いと思います。
あと、仕事（タスク）以外のこと、例えば、電話対応、メール・チャット対応、上司や同僚に呼ばれて話をする、その他雑談 などにかかる時間はどうでしょう？
それぞれひとつひとつは短い時間でも、合計したらそれなりの時間になっている、ということもあると思います。
それがどのくらいなのかを認識して、削減する工夫をしてみましょう。
電話や会話はできるだけ要件を簡潔に伝える、メールやチャットもダラダラと書かない、などです。
すぐに効果は出ないかも知れませんが、心がけているだけでも違うものです。
もちろん、それでもそういった時間がゼロになることはないと思うので、その時間もあらかじめスケジュールに組み込んでおくことをお勧めします。
計画の精度と処理の効率を上げる
あとは、予定（計画）の処理時間と、実際にかかった時間の差を少なくすることと、仕事（スキル）自体の処理効率を上げることですね。
これは、ひとつのアプローチでかなりの効果を出せると思います。
それは、仕事（タスク）を受けたとき、発生したときに、完成形の状態とそこまでのプロセスをイメージしておくことです。
どういうことかというと、受けた仕事が全て自分だけの作業で完結するなら、かかる時間の想定も比較的容易だと思います。
しかし、多くの仕事は、他の人と関わらないとできないことが多いものです。
そこで、まず、完成形を作るために、自分でできることと、誰かに相談したり、依頼したり、調査したりしないといけないことは何か、を見つけます。
途中まで自分で進めて、自分ではどうにもできないことに突き当たって、慌てて他人にお願いする、ということはありませんか？
それが仕事の期限ギリギリだったりしたら、相手にも無理をお願いしないといけないことになって、『なんでもっと早く言ってくれないの？』ってシーン、経験したことがあるんじゃあないでしょうか。
そうならないために、まずは全体を見て、お願いすべきことは先に相手に投げておきます。そして、いつまでに回答が欲しい、という期限も伝えておきます。
そうすれば、余裕を持って処理できますし、その回答が来るまではその仕事は進められない、とわかっていたらその間は別の仕事をする、というふうにスケジュールを立てるのもラクになってきますね。
最初に完成形をイメージするクセをつける
要するに、自分でコントロールできない時間の部分を先に切り離して、余裕を持って一旦手放しておくことで、想定時間のズレを少なくする、ということです。
余裕を持った期限で依頼しておくと、相手もそれを守ってくれる可能性は高いですし、期限になったら督促もできます。
そうすることで、計画の精度を上げると同時に、処理自体の効率もアップできます。
もちろん、最初から完全にうまくはできないと思いますが、とにかく、タスクが発生したら、まず全体（完成形とそれにつながるプロセス）をイメージすることを習慣づけるよう心がけてみてください。
そうすれば、少しずつコツがつかめてくると思います。
まとめ
- まずはうまくいっていない原因を見つける
- 仕事量や時間を調整するのは、周りの人の協力が必要
- 予定の仕事以外の時間をできるだけ簡素化する
- 計画の精度、仕事の効率アップには、「最初に完成形とそのプロセスをイメージする」
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